Catégorie : Politique de mobilité

Étape 1. Interrogez vos employés

Étape 2. Créez une équipe de mobilité

L’étape suivante ? Une équipe dédiée à la mobilité.

Sandra : « Vous souhaitez encourager tout le monde dans votre entreprise à utiliser une mobilité plus durable. Nous avons mis en place une équipe de mobilité avec des représentants de différents départements.

Grâce à leur rôle exemplaire, vous créez une plus grande base de soutien.

En plus de moi-même, notre «Équipe Mobilité» est composée de notre gestionnaire des installations, du directeur des communications, du responsable RH Comp & Ben, du directeur RH et du CFO. Ensemble, nous facilitons la mobilité durable chez Mediahuis. »

Étape 3. Fixez vos objectifs à long terme

Sandra explique : « Ensuite, notre équipe de mobilité a réuni ses têtes pour déterminer notre vision, notre ambition et nos objectifs à long terme. Notre plan de mobilité actuel se compose de trois parties :

1. Éviter les déplacements grâce au télétravail
2. Voyager durablement
3. Conduire plus vert

Un tel plan donne à votre politique de mobilité une direction claire. Vous travaillez systématiquement vers vos objectifs.

Nous nous réunissons également en tant qu’équipe régulièrement. Ensuite, nous examinons les résultats et apportons des modifications si nécessaire. »

Étape 4. Contactez les bons partenaires en matière de mobilité

Sandra: « Vous ne pouvez pas créer une nouvelle politique de mobilité seul. Vous avez besoin de l’expertise des bons partenaires. Mediahuis a travaillé avec trois parties.

• Stroohm nous a aidés à rendre notre flotte plus durable.
• Traject nous a soutenus dans l’envoi de sondages, la communication générale et l’analyse des résultats.
• Olympus Mobility a fourni une plateforme pour simplifier et encourager la mobilité durable pour nos employés.

Ces trois parties ont transformé la politique automobile de Mediahuis en une politique complète de mobilité sans travail supplémentaire.

De plus, Olympus Mobility aide à gérer les coûts pour les entreprises ayant plusieurs emplacements – ce qui est très important pour Mediahuis. »

Étape 5. Communiquez sur vos initiatives et vos résultats

Sandra: « Voulez-vous que vos employés soient au courant de votre nouvelle politique de mobilité? Communiquez sur vos initiatives.

Nous travaillons avec une newsletter spécifique sur la mobilité de Mediahuis. Ici, nous discutons de différents thèmes, allant des nouvelles fonctionnalités d’Olympus Mobility ou de la Semaine de la Mobilité à comment partir en vacances avec votre voiture.

En outre, en collaboration avec Traject, nous avons également établi des fiches d’accessibilité pour nos emplacements. De cette façon, nos employés obtiennent une bonne idée du mode de transport le plus efficace. »

Sandra ajoute: « Ce que vous ne devez pas oublier, c’est de communiquer sur les résultats de vos actions. Avec des visuels attrayants, nous impliquons nos employés dans notre histoire de mobilité. Nous avons établi un logo unique « Mediahuis Mobility » pour créer la reconnaissance.

Continuer à communiquer est essentiel. Vous ne voulez pas que la mobilité durable soit une question secondaire, mais quelque chose dont vos employés sont activement impliqués. »

Étape 6. Continuez à ajuster

Sandra: « La mobilité ne reste jamais immobile. Le suivi de vos objectifs est essentiel. Vous voulez avoir une meilleure vision de la façon dont vos employés vivent le passage aux alternatives durables.

Nous donnons à chaque employé un budget pour essayer ces alternatives et écouter leurs commentaires. Nous interviewons également des personnes qui ont changé leur voiture de société.

De cette façon, nous pouvons apporter des ajustements opportuns si nécessaire. »

Leurs actions paient. « Nous constatons que 86% de nos employés connaissent Olympus Mobility et que la moitié d’entre eux utilisent déjà l’application Olympus.

Maintenant que nous avons également introduit le budget mobilité légal, ce chiffre ne fera qu’augmenter. »

Pas étonnant que Mediahuis ait été nommée Employeur Pionnier trois fois d’affilée. Avec sa concentration sur la durabilité et son approche axée sur les personnes, il est un vrai exemple à suivre.

Vous voulez en savoir plus ?

Qui est B-architecten?

Voyez comment ils ont simplifié la gestion de leurs déplacements de service

Architecture et mobilité durable

Klaas: « Chez B-architecten, nous travaillons à une société durable. Cela commence par notre architecture. Logiquement, nous appliquons cette mentalité à la manière dont nous nous déplaçons. »

Il explique: « Les architectes doivent souvent se rendre sur des projets et des rendez-vous.

Nous avons cherché une solution générale pour transporter nos personnes de A à B le plus rapidement et le plus durablement possible. »

Est-ce que vos déplacements de service se sont toujours bien passés ?

Klaas : « Auparavant, nous avions une série de cartes de voyage ici, par exemple pour le train. Il y avait aussi une voiture qui partait et revenait selon les besoins des gens, avec quelques vélos. »

La gestion de la mobilité était un fouillis administratif.

« Avant que B-Architecten ne soit présent à Bruxelles et à Gand, tout le monde venait à Anvers pour les bonnes clés de vélo, clés de voiture, cartes de voyage...

Nous l’inscrivions alors toujours dans nos agendas Outlook. »

Comment avez-vous résolu cette pagaille administrative ?

Klaas : « Nous avons basculé sur l’application Olympus. De cette façon, nos architectes se déplacent le plus facilement possible vers leurs projets à travers la Belgique.

Nous ne cherchons plus les clés des voitures, les cartes Cambio ou les billets de train.

L’application Olympus combine tous les services de mobilité et remplace notre administration actuelle. »

Comment s’est passé le passage à l’application Olympus ?

Klaas: « C’etait très simple.

Nous avons d’abord fait tester l’application à une petite équipe d’employés qui devaient souvent se déplacer. Ils nous ont donné des commentaires positifs uniquement.

Ensuite, nous avons rapidement décidé de déployer l’application pour tout le groupe.

Grâce au tarif réduit pour les employés qui utilisent peu l’application, nous maintenons les coûts sous contrôle. »

Comment évaluez-vous l’utilisation d’Olympus Mobility pour vos déplacements de service ?

Klaas : « C’est génial ! Il y a toujours des billets de train et de voiture disponibles.

De plus, c’est beaucoup plus facile pour nos architectes d’un point de vue administratif. Ils ont l’application à portée de main et peuvent acheter leurs billets sans problème. »

Il est temps de discuter avec un utilisateur d’application

Nous parlons avec l’architecte Stéphanie Collier. Elle et ses collègues utilisent l’application Olympus pour se déplacer de manière durable vers des projets.

Dans la vie privée de Stéphanie, elle laisse également sa voiture de côté. Elle et sa famille préfèrent utiliser le vélo ou les transports en commun.

Son moyen de transport préféré ? « C’est bien le train ».

Est-ce que l’application Olympus a changé votre mobilité durable pour vous ?

Stéphanie : « Avec l’application, je découvre de nouveaux services de mobilité. Et comme tout est regroupé dans une seule application, j’essaye aussi de les utiliser efficacement. »

Elle ajoute : « Grâce à l’application Olympus, je prends plus souvent les transports en commun qu’avant. »

Klaas réagit alors : « Plus il y a peu d’étapes à franchir pour réserver votre transport, plus vous allez également utiliser différentes formes de transport. »

Il continue : « Nous sommes une équipe relativement jeune. Nous n’avons pas la mentalité de traverser le pays en voiture. Avec l’application, nous pouvons facilement aller partout sans avoir besoin d’une voiture. »

Et cela est clair même pour leurs trajets domicile-travail.

Klaas fait remarquer : « Pour le moment, il y a très peu de collaborateurs qui viennent au bureau en voiture. »

Quelles sont les plans pour l’avenir en matière de mobilité ?

Klaas : « Continuons sur notre chemin actuel! »

Nous sommes tout à fait d’accord avec ça. Beau travail!

Merci pour cette agréable conversation, Klaas & Stéphanie. Nous sommes heureux que vous n’ayez plus besoin de chercher des clés de vélo. 😉

Simplifier également votre administration des frais?

Découvrez comment nous pouvons vous aider.

Mobilité durable

Lorsque vos employés paient un avantage en nature (AEN), il est difficile, en tant qu’organisation, de réduire les frais des déplacements privés. Pour néanmoins économiser sur les frais d’essence, vous pouvez bien sûr demander à vos employés d’adapter leur style de conduite et de retirer les objets inutiles de leur voiture, mais les vieilles habitudes ont la vie dure. Avec une voiture de société, vous continuez à perdre énormément d’argent.

Alors comment faire des économies malgré tout ? Réduisez les coûts liés aux déplacements domicile-travail et aux voyages d’affaires. Ceci peut se faire très facilement grâce à la mobilité alternative.

Un exemple chiffré

Let’s look at the numbers. Pour cet exemple fictif, nous nous rendons de Gand à Anvers. Nous partons de la Bevrijdingslaan 288 et arrivons à l’Uitbreidingstraat 2 pour une réunion vers 9 heures du matin.

En voiture

Tout d’abord, nous allons parcourir ce trajet avec une voiture à essence. Nous parcourons 62,2 km et comptons sur un prix de l’essence de € 2,025 au litre. Avec une consommation de 6,8 au 100 km, le coût du carburant s’élève à € 17,13. Toutefois, il ne s’agit-là que d’un seul aspect du coût total. À cela s’ajoutent, en outre, le coût de consommation (coût des kilomètres parcourus avec une voiture de leasing, € 24,88) et les frais de stationnement (€ 5).

Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 27,27.

En transport en commun

Le même trajet peut se faire facilement en transport en commun. Un ticket de train de Gand à Anvers coûte (aller/retour) € 16,60 avec un Standard Multi. Nous prenons également deux fois le bus, ce qui revient à € 3,40 avec une carte 10 voyages. Nous parcourons les derniers kilomètres avec un Blue-bike (€ 3,75). Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 14,45.

Perdez-vous du temps ?

Non. Il est vrai que le trajet en voiture entre Gand et Anvers dure environ 45 minutes, mais c’est sans compter les embouteillages. Si nous examinons ce trajet de manière réaliste, il faut compter (au moins) 90 minutes.

Ce temps est égal à celui des transports en commun. Mais contrairement à un trajet en voiture, vous utilisez ce temps de manière utile. Vous avez les mains libres pour répondre aux courriels ou préparer des réunions. En plus de cela, vous arrivez sans le stress des embouteillages.

Économies de temps et d’argent

En utilisant les transports en commun, vous faites un usage optimal de votre temps et vous économisez € 12,82 par trajet. Si vous effectuez ce trajet quatre fois par mois, vous économisez € 51,28. Sur une base annuelle, cela représente € 615,36. Pour une entreprise qui possède 20 voitures de société, cela représente une économie annuelle de € 12.307,20 ! Votre organisation peut donc gagner énormément d’argent en déployant des moyens de transport alternatifs.

En outre, les employés bénéficient également de tarifs avantageux et d’un algorithme SNCB intelligent dans l’App Olympus. D’ailleurs, vous n’économisez pas seulement sur les frais d’essence, vos frais administratifs vont également diminuer considérablement. KPMG et Sweco l’ont déjà prouvé.

Vous voulez en savoir plus sur la mobilité d’entreprise durable ? Contactez-nous !

Avec l’app Mobility, passez de la note de frais à la simplicité administrative

Les employeurs veulent autant que possible simplifier les processus en les numérisant. Olympus Mobility peut vous aider à cet effet car nous excellons dans tout ce qui a trait à la gestion numérique de la mobilité. Olympus Mobility entend simplifier considérablement ce casse-tête administratif qu’est la mobilité. Pensez à la note de frais! Et ce dans l’intérêt de chacun, tant de l’employeur que du travailleur.

Il y a le travailleur….

Le travailleur a accès à l’app Olympus et peut ainsi acheter en ligner tous les tickets individuels, les cartes multi-voyages, les abonnements, les vouchers et/ou les titres de transport. Vous êtes intéressé par un compte démo gratuit ? Vos travailleurs sont libres de choisir en toute simplicité dans l’offre étendue d’options de transport durables. Passer rapidement et simplement d’un moyen de transport existant à l’autre est un jeu d’enfant. Un bonus ? Grâce au budget mis à leur disposition, ils ne doivent plus avancer un cent.
Le résultat ? Gain de temps pur, moins de stress, plus de sérénité, un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée et une plus grande productivité.

Mais aussi l’employeur…

Supposons qu’en tant qu’employeur, vous mettiez l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs, les plaintes à propos de l’administration qu’entraîne la mobilité appartiendront définitivement au passé. Fini de rassembler les notes de frais. La seule administration qu’il vous reste, c’est de mettre l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs et de fixer des budgets qui leur permettent d’utiliser les moyens de transport alternatifs. À la fin du mois, vous recevez une seule facture qui simplifie la récupération de la TVA. Plusieurs rapports vous permettent d’avoir une vision ciblée des déplacements de vos travailleurs.
Le résultat ? En tant qu’entreprise, vous économisez sur les frais des tickets et de l’administration. De plus, vous pouvez enfin dire adieu aux nombreux contrats de mobilité et à la collecte de bons, de tickets et de notes de frais. Quel luxe !

Nous démontrons la simplification administrative par les chiffres

La mobilité, un casse-tête administratif ? Difficile de le nier, malheureusement. Le traitement et la gestion des frais liés à la mobilité demandent beaucoup d’efforts de différents départements. Nous les énumérons brièvement :

• Travailleur prépare une note de frais et l’introduit.
• Dirigeant contrôle les pièces justificatives, les approuve et communique son accord au service du personnel.
• Service du personnel règle ensuite le remboursement avec le salaire.

Comme vous pouvez le voir, plusieurs personnes passent des heures à traiter une note de frais.

Ci-dessous, vous trouverez un relevé détaillé et chiffré de l’impact financier.

Nous calculons l’économie pour un collaborateur qui parcourt un déplacement par mois avec l’app Olympus et la comparons avec le traitement manuel de la note de frais.

Le tableau ci-dessous énumère les différentes tâches pour le traitement d’une note de frais, le nombre de minutes que prendra ce traitement et une extrapolation sur une base annuelle.

• Au total, 342 minutes sont consacrées par an au traitement manuel de 12 notes de frais (1 par mois) de 1 collaborateur, ce qui correspond à 5,70 heures. À une rémunération horaire de € 45, le coût total s’élève à € 256,50.
• Si le collaborateur utilise l’app Olympus pour les déplacements, seules 51 minutes par an seront consacrées à l’administration. Cela correspond à 0,85 heure, soit un coût de € 38,25.
• La différence de € 218,25 est donc importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Si nous tenons compte du coût de la mise en oeuvre d’Olympus Mobility, la différence s’élève à € 155. C’est une somme importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Imaginez à combien s’élève l’économie avec 20 travailleurs qui effectuent 2 à 3 déplacements par mois !

Toutes ces notes de frais pour régler l’indemnité kilométrique !

Le calcul et le paiement de l’indemnité kilométrique nécessitent une administration fastidieuse et il est possible de faire mieux.

De nombreuses entreprises encouragent leurs travailleurs à venir au travail à vélo en leur payant une indemnité kilométrique. Le suivi et le traitement sont souvent assurés par le biais d’un fichier Excel. Ce n’est pas seulement une méthode fastidieuse, elle comporte aussi toujours un risque d’erreurs. Par le biais de la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, tout est beaucoup plus simple et correct.

Dans un article précédent du blog, nous expliquons les avantages de l’enregistrement des kilomètres, les circonstances dans lesquelles il est autorisé et le mode d’enregistrement des kilomètres dans l’app Olympus.

Dans cet article du blog, nous calculons le gain de temps et l’économie que vous réalisez en traitant l’indemnité kilométrique avec l’app Olympus.

Tant le travailleur que l’employeur sont impliqués dans le traitement de l’indemnité kilométrique.

• Le travailleur doit faire le relevé de tous ses déplacements, tant le trajet domicile-lieu de travail que les déplacements professionnels et établir une note de frais correspondante.
• L’employeur doit contrôler tout cela et communiquer le montant final au service du personnel en vue de son paiement.

Comment faire de l’administration de la mobilité un jeu d’enfant ?

La solution ? Il suffit que votre travailleur tienne le relevé de ses déplacements via l’app Olympus. Il sera ravi lui aussi d’en finir avec toutes ces notes de frais pour l’administration de sa mobilité.

• Fini l’enregistrement de tous les déplacements dans un fichier Excel et la collecte fastidieuse des notes de frais.
• À la fin du mois, vous recevez un rapport clair et structuré de l’indemnité kilométrique totale par travailleur.
• Vous communiquez ces rapports au secrétariat social qui se chargera du reste.

Selon nos calculs, vous économisez pas moins de € 100 par déplacement avec cette méthode. Vos travailleurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels avec leur voiture personnelle ? Dans ce cas-là, vous pouvez économiser beaucoup d’argent en faisant appel aux services d’Olympus Mobility !

Prêt à gagner du temps et de l’argent ?

N’hésitez pas à demander plus d’informations à l’équipe Mobility. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

À bientôt.

Enregistrement simple des kilomètres avec l’app Olympus

Si vous utilisez la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, l’administration est un jeu d’enfant. Notre plate-forme et notre app Olympus offrent une solution efficace à la complexité administrative de la mobilité. Comment ? En veillant à un enregistrement simple des kilomètres et à l’indemnité kilométrique correspondante pour chaque travailleur. Le travailleur enregistre en ligne dans l’app Olympus à la fois son trajet domicile-lieu de travail et ses déplacements professionnels . À la fin du mois, l’employeur reçoit un rapport avec le montant total de l’indemnité kilométrique par travailleur. Difficile de faire plus simple.

Quand une indemnité kilométrique est-elle autorisée ?

Une indemnité kilométrique est autorisée tant pour le vélo que pour la voiture privée

1. Trajet domicile-lieu de travail à vélo

Une indemnité kilométrique est-elle prévue au niveau sectoriel ou dans l’entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez, en tant qu’employeur, payer une indemnité vélo à vos travailleurs.

• Vous pouvez imputer à 100 % l’indemnité vélo kilométrique en frais professionnels déductibles à concurrence d’un montant déterminé. L’indemnité vélo est exonérée d’ONSS.
• Le montant maximum est de 0,27 euro par kilomètre et est indexé et adapté chaque année au 1er janvier.
• Si, en tant qu’employeur, vous accordez le montant forfaitaire maximal appliqué par les services publics, vous ne devez pas produire de pièces justificatives.

2. Trajet domicile-lieu de travail en voiture privée

Si votre travailleur effectue les trajets domicile-lieu de travail avec sa voiture privé (auto, moto, cyclomoteur…), la loi ne prévoit pas d’intervention obligatoire de l’employeur. Si cette intervention est néanmoins prévue dans une CCT sectorielle, l’employeur est tenu d’intervenir.

• Le travailleur peut choisir entre l’indemnité forfaitaire et les frais réels.
• S’il opte pour les frais réels, un forfait de 0,15 euro par km est d’application, sans limitation de la distance parcourue. Le travailleur doit toutefois justifier ses frais réels. Ces frais sont déductibles fiscalement pour l’employeur.
• Les frais forfaitaires sont calculés selon des pourcentages qui augmentent par tranche de revenus, ils s’élèvent à 0,320 euro maximum.

Simplicité de l’enregistrement des kilomètres grâce à l’app Olympus, même pour les cyclistes

Avec l’app Olympus, l’enregistrement des kilomètres est un jeu d’enfant.

• L’employeur introduit la distance domicile-lieu de travail et donc aussi l’indemnité kilométrique dans le portail de gestion Olympus. Il procède ainsi par travailleur, tant pour les déplacements à vélo qu’en voiture privée.
• Le travailleur enregistre chaque jour ses déplacements dans l’app Olympus. De cette manière, l’employeur optimise ces frais en cas de maladie, de congé ou de travail à temps partiel.
• Le travailleur peut aussi suivre son indemnité kilométrique totale dans l’app Olympus.

3. Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels

Tant pour les trajets parcourus avec une voiture privée qu’avec une voiture cafétéria – une voiture de société sans carte de carburant, une indemnité kilométrique peut être payée.

Déplacements professionnels avec voiture privée ou cafétéria

Les règles à suivre sont assez compliquées. Même si votre travailleur effectue un déplacement professionnel avec sa voiture personnelle, vous pouvez lui verser une indemnité kilométrique. Le travailleur peut choisir entre une indemnité forfaitaire et les frais réels. Tenir ces frais réels nécessite une vigilance constante.

• Le montant forfaitaire de l’indemnité kilométrique est actuellement de 0,3653 euro et est adapté chaque année le 1er juillet.
• Le montant par kilomètre est un montant maximum. L’employeur peut choisir d’appliquer un montant inférieur au kilomètre.
• Si l’employeur octroie le montant forfaitaire maximal payé aussi par les services publics, il ne doit pas produire de pièces justificatives.
• L’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels n’est pas imposable. Du reste, des cotisations de sécurité sociale ne sont pas retenues non plus.

L’app Olympus pour un enregistrement simple des kilomètres

Dans l’app Olympus, vous pouvez introduire un tarif différent pour une voiture cafétéria sans carte carburant et une voiture personnelle.

• L’employeur donne au travailleur l’accès à l’enregistrement des kilomètres pour les déplacements professionnels.
• Celui-ci enregistre ensuite ses déplacements professionnels dans l’app Olympus, d’une manière conviviale et simple.
• Une fois que le point de départ et la destination ont été introduits, l’app calcule la distance automatiquement.

One Mobility-tool to solve them all

Durant l’ère post-coronavirus, les entreprises seront confrontées encore plus qu’avant à des variations dans le recours à la mobilités par leurs travailleurs.

• Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient individuellement.
• Un plan cafétéria, traditionnellement, offre déjà de multiples choix.
• Certains optent aussi désormais pour un budget mobilité, une formule encore différente.

Olympus Mobility répond aux souhaits des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle entend garantir la simplicité dans le traitement de la problématique complexe de la mobilité et donner aux entreprises une vision améliorée des frais réels dans l’ensemble. Vous cherchez une solution simple d’enregistrement des kilomètres ? Avec notre Mobility-tool, vous frappez à la bonne porte.

Vous souhaitez plus d’informations ? Pouvons-nous vous aider ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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